CẬP NHẬT, BỔ SUNG THÔNG TIN TRONG HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP 2025 

Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là việc doanh nghiệp tiến hành thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung các thông tin của doanh nghiệp sau khi đã thành lập, nhằm đảm bảo hồ sơ doanh nghiệp luôn chính xác và đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật.

Tầm quan trọng của thông tin đăng ký doanh nghiệp

Thông tin đăng ký doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh, quản lý và giám sát của cả doanh nghiệp lẫn cơ quan nhà nước. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đối tác và nền kinh tế nói chung.

1. Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, họ sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, xác nhận tư cách pháp nhân và quyền hoạt động trong khuôn khổ pháp luật. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tránh các rủi ro pháp lý như bị xử phạt, đình chỉ hoạt động hoặc bị xem là tổ chức kinh doanh trái phép.

Ngoài ra, thông tin đăng ký doanh nghiệp công khai trên hệ thống của cơ quan quản lý giúp đối tác, khách hàng dễ dàng tra cứu, xác thực tính hợp pháp của doanh nghiệp, từ đó tạo dựng lòng tin trong giao dịch thương mại.

2. Giúp cơ quan quản lý giám sát và kiểm soát doanh nghiệp

Cơ quan nhà nước sử dụng thông tin đăng ký doanh nghiệp để giám sát, kiểm tra và quản lý hoạt động kinh doanh. Thông qua hệ thống đăng ký, các cơ quan có thể theo dõi quá trình thành lập, thay đổi, mở rộng hoặc giải thể của một doanh nghiệp, từ đó kịp thời phát hiện các hành vi gian lận, trốn thuế hoặc hoạt động bất hợp pháp.

Hơn nữa, thông tin này còn giúp nhà nước thực hiện các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp, quản lý ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cũng như đảm bảo môi trường kinh doanh công bằng và minh bạch.

3. Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi giao dịch

Thông tin đăng ký doanh nghiệp là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp tham gia ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, vay vốn hoặc xin cấp phép kinh doanh bổ sung. Các đối tác, ngân hàng, tổ chức tài chính thường dựa vào thông tin này để đánh giá mức độ uy tín của doanh nghiệp trước khi hợp tác hoặc cấp tín dụng.

Bên cạnh đó, khi tham gia đấu thầu hoặc thực hiện các dự án lớn, doanh nghiệp cần chứng minh tính hợp pháp và năng lực của mình, trong đó thông tin đăng ký doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định.

4. Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan

Thông tin đăng ký doanh nghiệp giúp bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và người lao động. Nhà đầu tư có thể dễ dàng tra cứu thông tin về chủ sở hữu, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh để đưa ra quyết định hợp tác hoặc đầu tư phù hợp. Người lao động cũng có thể tìm hiểu về doanh nghiệp trước khi ký kết hợp đồng lao động để tránh những rủi ro khi làm việc với các công ty thiếu minh bạch.

5. Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế

Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp giúp nhà nước thu thập dữ liệu về số lượng, quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp, từ đó có cơ sở để hoạch định chính sách phát triển kinh tế phù hợp. Dữ liệu này cũng giúp các tổ chức nghiên cứu, phân tích xu hướng thị trường và đề xuất các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

Thông tin đăng ký doanh nghiệp không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy trình đăng ký, cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

Trường hợp phải thực hiện cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi đăng ký/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại của doanh nghiệp trong hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại của doanh nghiệp thì hồ sơ đăng ký/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được coi là không hợp lệ.

Đồng thời, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của mình theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020 khi phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ. Cụ thể gồm hai trường hợp:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 56 đến Điều 60 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. 

Trường hợp 3: Thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy do quá trình chuyển đổi dữ liệu, Phòng Đăng ký kinh doanh hướng dẫn doanh nghiệp hoặc trực tiếp bổ sung, cập nhật thông tin theo quy định.

Thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 11, Điều 12, Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Thành phần hồ sơ

– Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

– Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Trình tự cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 

Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính 

– Khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại của doanh nghiệp trong hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại thì hồ sơ đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được coi là không hợp lệ.  

– Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp

– Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. 

– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do. 

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng 

– Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). 

– Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. 

– Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh… 

– Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) . Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. 

– Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

– Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

CƠ QUAN THỰC HIỆN

Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp có trụ sở

CƠ SỞ PHÁP LÝ

+ Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020

+ Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021

+ Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 03 năm 2021

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của chúng tôi về trình tự, thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật thông tin này khi có thay đổi mới.

Vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số hotline để được tư vấn, hỗ trợ thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Tổng đài tư vấn trực tiếp 24/7: 0355687686/0983509365