Những quy trình, thủ tục cần thực hiện trước và sau khi thành lập doanh nghiệp 2025

Thành lập doanh nghiệp là bước tiến đầu tiên quan trọng trên con đường khởi nghiệp, vì vậy cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ. Quy trình, thủ tục trước và sau khi thành lập doanh nghiệp rất quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

     Quy trình, thủ tục trước khi thành lập doanh nghiệp

1. Lựa chọn loại hình công ty phù hợp trước khi thành lập doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật liên quan, hiện có các loại hình doanh nghiệp sau đây:

– Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân/tổ chức thành lập) hoặc do công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (có từ 02 – 50 thành viên góp vốn thành lập công ty), chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp.

– Công ty cổ phần có tối thiểu 03 cổ đông trở lên và không hạn chế số cổ đông tối đa. Những người này chịu trách nhiệm trong phạm vi cổ phần do mình sở hữu.

– Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình.

– Công ty hợp danh là công ty có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu công ty, cùng nhau kinh doanh và có thể có thêm cả thành viên góp vốn.

Như vậy, có thể thấy, hiện có nhiều loại hình công ty với nhiều đặc điểm khác nhau và số lượng thành viên thành lập cũng khác nhau. Do đó, trước khi muốn thành lập doanh nghiệp thì cần phải xác định được loại hình doanh nghiệp mà mình muốn thành lập để chuẩn bị các điều kiện khác kèm theo.

2.Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Theo Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định cụ thể hồ sơ đăng ký công ty đối với từng loại hình công ty.

3.Chuẩn bị tên cho công ty

Tuỳ vào loại hình doanh nghiệp để lựa chọn tên công ty đáp ứng đủ điều kiện tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020. Trong đó, tên doanh nghiệp phải có các đặc điểm:

– Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

+ Loại hình doanh nghiệp;

+ Tên riêng.

– Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

– Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

– Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

4.Tìm kiếm địa điểm trụ sở đặt công ty

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 địa điểm trụ sở của công ty được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

5.Lựa chọn mức vốn điều lệ công ty phù hợp khi thành lập doanh nghiệp

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty góp hoặc cam kết góp khi thành lập dpanh nghiệp (theo khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020). Vốn điều lệ được đặt ra với các loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và công ty cổ phần là khác nhau.

Tuy nhiên, không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ bắt buộc tối thiểu hay tối đa của một công ty nào.  

Số vốn này do công ty tự đăng ký và không cần phải chứng minh bằng tiền mặt, tài khoản hay bất cứ hình thức nào khác. Tuy nhiên người thành lập doanh nghiệp cần phải chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn điều lệ đã khai khi đăng ký công ty.

      Quy trình, thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

1. Khắc dấu doanh nghiệp: 

Khắc dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục quan trọng và bắt buộc sau khi thành lập doanh nghiệp. Dấu của doanh nghiệp đóng vai trò xác nhận và chứng thực các giao dịch, hợp đồng, giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao dịch, ký kết hợp đồng và các thủ tục hành chính liên quan đến cơ quan nhà nước. 

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. 

– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. 

2.Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật DN), công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí.

Khi nhận hồ sơ hợp lệ, người nhận kết quả hồ sơ có thể đăng ký công khai và nộp tiền trực tiếp (hoặc chuyển khoản) theo hướng dẫn tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở. 

Thời hạn thực hiện: trong vòng 30 ngày kể từ ngày được công khai. 

3. Treo biển tên công ty ngay sau khi thành lập doanh nghiệp

Khoản 4 Điều 37 Luật DN hiện hành đã chỉ rõ: Tên công ty phải được gắn tại trụ sở chính. Do đó, việc doanh nghiệp không treo bảng hiệu có thể bị xử phạt hành chính hoặc nặng hơn là bị khóa mã số thuế.

Như vậy, để tránh hậu quả nêu trên, ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty có thể chụp ảnh hoặc gửi bản photo cho các đơn vị làm biển quảng cáo, biển tên doanh nghiệp thiết kế theo yêu cầu. Để tiết kiệm chi phí, có thể sử dụng biển tên bằng mika, kích thước từ 20 x 30 cm để treo biển tên công ty theo đúng quy định pháp luật.

4. Kê khai và nộp lệ phí môn bài ngay sau khi thành lập doanh nghiệp

4.1 Nộp tờ khai 

Hiện nay, khi thành lập doanh nghiệp mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc sản xuất – kinh doanh theo Điều 3 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, công ty vẫn cần nộp tờ khai lệ phí môn bài.

Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập doanh nghiệp hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu trong năm có thay đổi về vốn thì người nộp lệ phí môn bài nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm phát sinh thông tin thay đổi.

4.2 Nộp lệ phí môn bài

Mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải đóng hàng năm tùy thuộc vào vốn điều lệ của công ty, cụ thể:

Căn cứ nội dung Khoản 1 và Khoản 4 Điều 5 nghị định 139/2016/NĐ-CP, thời hạn thuế môn bài của công ty mới thành lập được quy định cụ thể như sau:

– Doanh nghiệp mới thành lập: nộp thuế trước ngày 30/01 của năm sau năm mới thành lập (Ví dụ: Công ty thành lập từ ngày 05/01/2023 thì hạn cuối cùng để nộp thuế là ngày 30/01/2024).

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh (bao gồm cả chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) kết thúc thời gian được miễn lệ phí môn bài (năm thứ 4 kể từ năm thành lập doanh nghiệp) nộp lệ phí môn bài như sau:

+ Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí môn bài trong 6 tháng đầu năm: công ty được phép nộp lệ phí chậm nhất đến ngày 30/7 của năm kết thúc thời gian miễn. 

+ Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí môn bài trong 6 tháng cuối năm: hạn cuối công ty được phép nộp lệ phí là ngày 30/01 của năm liền kề năm kết thúc thời gian miễn.

5. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (USB Token)

Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp, hỗ trợ việc kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, ký hóa đơn,… Vì thế, công ty cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đặt mua chữ ký số và đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.

Khi đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Bản sao hợp lệ Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).

6. Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai và nộp thuế điện tử ngay sau khi thành lập doanh nghiệp

Hiện nay không có quy định nào bắt buộc phải doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng ngay sau khi thành lập doanh nghiệp, tuy nhiên việc có tài khoản giao dịch online đem lại một số lợi ích, như:

– Nộp thuế mà không phải đến trực tiếp ngân hàng hoặc kho bạc;

– Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;

– Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng; tiết kiệm thời gian, chi phí;

– Kiểm soát, quản lý tốt việc chi tiêu cũng như vấn đề tài chính của doanh nghiệp;

+ Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên. (Căn cứ: Điểm b khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 sửa đổi, bổ sung năm 2013)…

Đồng thời, pháp luật doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch – Đầu tư nữa, nhưng sau khi có tài khoản ngân hàng, công ty vẫn phải điền thông tin trên Mẫu 08-MST Thông tư 105/2020/TT-BTC để bổ sung thêm “Thông tin đăng ký mới” rồi tiến hành thông báo cho Chi cục thuế đang quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở.

7. Đăng ký mua và Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi thành lập doanh nghiệp, một trong những công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện là đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử. Đây là yêu cầu bắt buộc, bởi căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, nếu không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế hoặc chuyển dữ liệu muộn hơn so với thời hạn quy định thì có thể bị xử phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng (Căn cứ: Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

8.Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Sau khi thành lập, công ty cần lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp, việc này không chỉ ảnh hưởng lớn đến số thuế GTGT phải nộp hàng kỳ của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Dựa vào nội dung Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, hiện nay có 02 phương pháp chính để tính thuế GTGT là: phương pháp khấu trừ và phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu. 

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào đối tượng khách hàng để lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp. Ngoài ra, cần phải tính toán thêm các yếu tố khác như phương pháp nào thì đóng thuế nhiều hơn, thuận tiện hơn, thể hiện uy tín thương hiệu tốt hơn, … 

        Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Luật Vietlink    

Thành lập công ty là bước đi đầu tiên đầy quan trọng và thử thách. Với hàng loạt quy định pháp lý phức tạp, bạn cần một người đồng hành tin cậy. Công ty Luật Vietlink chuyên cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp Nhanh chóng – Chính xác – Bảo mật.  

Quý khách hàng sẽ nhận được trọn gói tư vấn, hoàn thiện hồ sơ và xử lý nhanh chóng mọi thủ tục pháp lý bao gồm:  

– Tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, hỗ trợ lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

– Nhận kết quả đăng ký kinh doanh chỉ từ 3 ngày làm việc

– Miễn phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

– Miễn phí con dấu doanh nghiệp (khi sử dụng dịch vụ kế toán 6 tháng)

– Hỗ trợ khai báo thuế cho doanh nghiệp mới thành lập 

– Hỗ trợ pháp lý trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Các bạn có nhu cầu vui lòng liên hệ: 

Trụ sở: P203 tòa nhà Giảng Võ Lake View, D10 Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội

Chi nhánh tại TP.HCM: 602, Lầu 6, tòa nhà số 60 đường Nguyễn Văn Thủ, phường Đakao, quận 1, TP HCM

Tổng đài tư vấn trực tiếp 24/7: 0355687686/0983509365

Email: hanoi@vietlinklaw.com

 Website: vietlinklaw.vn