Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho phép các giấy tờ, tài liệu được cấp tại nước ngoài có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Ngược lại, các giấy tờ, tài liệu được cấp tại Việt Nam cũng sẽ sử dụng được ở nước ngoài. Thủ tục này vô cùng cần thiết đối với những ai đang sống, học tập và làm việc tại Việt Nam vào ngoài nước. Hãy cùng mình tìm hiểu nhiều hơn về nó nhé!

1. Cơ sở pháp lý quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
• Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

2. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Chứng nhận lãnh sự là gì?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan có thẩm quyền Hợp pháp hóa lãnh sự :

Tại Việt Nam:

• Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam,
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cũng chính là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam như đã đề cập ở trên.

3. Hồ sơ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online;
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch nêu trên;
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự

Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự

4. Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu  hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
•  01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

5. Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Để có thể sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, cần thực hiện 02 bước sau:

Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài

Công tác chứng thực này được thực hiện tại:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự

Đầu tiên, chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.

Sau đó, bạn mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam, không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.

6.Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Để có thể sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, cần thực hiện quy trình sau:

Bước 1: Chứng nhân lãnh sự:

Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự nêu tại mục Hồ sơ ở trên. Sau đó, mang hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam để chứng nhận lãnh sự.

Văn phòng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật

Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự:

Mang giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cùng hồ sơ yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà bạn sẽ sử dụng giấy tờ đỏ để hợp pháp hóa lãnh sự.

Cơ quan đó có thể là:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

Quý khách hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thủ tục theo số điện thoại. 024.3769.0339, Hotline: 0914.929.086 hoặc hiên hệ tới Công ty Luật Vietlink theo địa chỉ: P203 tòa nhà Giảng Võ Lake View, D10 Giảng Võ, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội.